La messaggistica istantanea e l’uso dello smartphone hanno indubbiamente cambiato il nostro modo di comunicare, nella vita privata, ma anche in quella lavorativa.
Utilizzare il sistema di messaggistica più famoso nel mondo nella propria struttura – solo in Italia si stima che 32 milioni di cittadini utilizzino WhatsApp – permette di organizzare il lavoro e assegnare al personale i compiti da svolgere, oltre a comunicare tempestivamente e inviare informazioni importanti ai propri dipendenti.
Il dilemma: WhatsApp può essere utilizzata come applicazione di lavoro?
La risposta è semplice. WhatsApp (non la versione Business che è consigliata per le attività di marketing e di customer care) non nasce come strumento di lavoro, anzi è considerata un’app personale e informale. Proprio per questo motivo ci sono delle lacune e delle debolezze nell’utilizzo quotidiano in ambito lavorativo.
Vediamo i punti deboli di utilizzare applicazioni di messaggistica non professionale per il personale dell’hotel
Sicurezza dei dati
WhatsApp è un app di messaggistica che abbiamo – quasi – tutti installata sui nostri smartphone e che, appoggiandosi ai propri server, gestisce la sicurezza dei dati in base alle proprie policy. Non ha una configurazione adeguata a proteggere i dati aziendali.
Dobbiamo inoltre ricordarci che lo scambio dei messaggi avviene online e come tutti i sistemi di comunicazione via internet (ad esempio le email) possono essere hackerate e violate.
Quanto può essere fragile l’ecosistema virtuale a cui affidiamo anche i dati personali dei nostri Ospiti?
Senza dimenticarci che se si utilizzano i dispositivi personali, quale potrebbe essere il rischio se uno degli operatori in struttura dovesse perdere il proprio smartphone? Chi potrebbe entrare in possesso di informazioni riservate come i dati sensibili dei vostri Ospiti?
Estrema velocità, maggior rischio di errore
La messaggistica istantanea è comoda, immediata e a portata di mano. Questo è il motivo principale per cui gli operatori in hotel utilizzano il proprio smartphone, il numero personale, per scambiarsi comunicazioni e avvisi.
Ma quanto è facile, nella gestione di più di una richiesta, fare confusione tra le chat? Quanto è alto il rischio di inviare un messaggio di lavoro su una chat privata o in un gruppo whatsapp esterno alla realtà dell’albergo? O peggio, viceversa?
Diritto al riposo
Ovvero il diritto del dipendente a disconnettersi dal flusso di comunicazioni lavorative una volta terminato il proprio turno di lavoro. Diritto sancito dalla Costituzione, dalla legge e dai vari CCNL.
Di certo una modalità operativa rispettosa del dipendente, che con l’utilizzo del proprio dispositivo mobile viene meno.
L’app di messaggistica istantanea del PMS
Scegliere di adottare uno strumento operativo come l’app di messaggistica del PMS permette di lavorare rispettando la privacy di ogni operatore e garantendo un alto standard di sicurezza e affidabilità delle informazioni.
Un’app che dialoga direttamente con il gestionale dell’hotel, oltre alla comunicazione immediata tra i reparti dell’hotel e alla possibilità di inviare lo stesso messaggio ad un gruppo di operatori contemporaneamente.
Come funziona?
L’app viene installata sui dispositivi mobile, smartphone o tablet, e permette uno scambio in tempo reale di massaggi a un operatore, a un gruppo di persone o a un intero reparto.
Quello che ti serve è una comunicazione immediata tra i reparti dell’hotel e la possibilità di inviare lo stesso messaggio ad un gruppo di persone.
I messaggi inviati dall’applicazione comunicano direttamente con il software alberghiero e viceversa. Possono infatti essere inviate comunicazioni da postazione fisse (es. il PC alla reception) a uno o più operatori (MICE manager) o a uno o più reparti differenti (reparto MICE e reparto F&B).
È sicura?
I dati inviati tramite messaggistica transitano all’interno del PMS, come qualsiasi dato presente nel gestionale, e sono quindi compliance GDPR.
Il cloud del PMS inoltre raccoglie tutte le informazioni inerenti le operazioni svolte, compreso lo scambio di messaggi.
Avrete quindi piena gestione e controllo dei dati, esattamente come per le informazioni presenti nel PMS.
Uno strumento efficace e potente che collega tutti i reparti, permettendo loro di lavorare in sinergia. Pensate solo a quante volte il ricevimento contatta via telefono i manager dei reparti, il ristorante, il manutentore o lo stesso direttore!
Comunicazione tempestiva e automatizzazione del flusso di lavoro
Oltre ad agevolare la comunicazione tra reparti, HOTELCUBE PMS offre come strumento operativo il servizio di tracce (trace), per un maggiore controllo e per aumentare l’efficienza del personale nella gestione delle richieste e delle necessità degli Ospiti.
L’esigenza di organizzare le attività per reparti e di automatizzare il flusso di lavoro in funzione della singola prenotazione, con lo strumento Tracce di HOTELCUBE, permette al personale di avere sotto controllo tutte le attività da svolgere per soddisfare le necessità peculiari degli Ospiti della vostra struttura.
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