HOTELCUBE web check e web check out hotel

Automatizzare l’esperienza di check-in e check-out in Hotel

Un’attesa di oltre 5 minuti alla reception per il check-in incide sulla soddisfazione degli ospiti di circa il 50%.

Non solo in alta stagione, fare la coda per il check-in e il check-out è per gli ospiti un momento di attesa, un vuoto nei soggiorni leisure o business, non visto di buon occhio.
Le operazioni di checkin e checkout fanno parte di processi burocratici non troppo amati neanche da parte del personale dell’hotel.

Abituati al confronto costante e all’ascolto dei nostri clienti, e pensando a come poter semplificare e velocizzare questi processi, ci siamo detti, “Come possiamo migliorare le operazioni di check-in e check-out?

Design Thinking

L’obiettivo era quello di rendere i processi di check-in e check-out più veloci e flessibili.

Possiamo dire di esserci ispirati al Design Thinking, una metodologia per un processo di progettazione in 5 fasi, che ci ha aiutato a capire meglio “il problema” (lato cliente e lato ospite) e a come risolverlo.

The five phases of this process in more detail.

Empatia - Cosa prova l'utente?

Le domande su cui abbiamo lavorato per formulare una risposta sono state:

  1.  Quali difficoltà incontrano gli utenti nel processo di check-in/out?
  2.  Come possiamo migliorare e rendere più flessibili entrambi i processi?
  3.  Quanto tempo normalmente gli ospiti trascorrono alla reception per effettuare entrambe le operazioni?
  4.  Quali feedback ricevono gli hotel legati a questi processi? Quali di questi hanno un’accezione negativa?
  5.  Se gli ospiti non dovessero transitare al desk della reception, l’hotel ne gioverebbe? In che modo?
Soddisfare esigenze e problemi

La durata complessiva di un’operazione di check-in o check-out è di circa 5-15 minuti, tempo che può variare da quella più veloce di 2 minuti e quella più lunga con 30 minuti.

Tempi che variano a seconda della tipologia di clienti e dalla prevedibilità, o meno, della situazione.
Pensiamo al viaggiatore abituale che entra in hotel con i documenti per il check in e con i dati della carta di credito che corrispondono a quelli della prenotazione. In pochi click, il nuovo cliente sarà registrato e pronto per essere accompagnato in camera.
Pensiamo invece a un gruppo di persone che non si conosce e la cui prenotazione è stata effettuata da un tour operator. Quanto potrebbe aspettare l’ultima coppia di ospiti prima di entrare in camera?

Ridurre e standardizzare le tempistiche dei processi porta un reale beneficio ad entrambe le parti: l’ospite sarà più soddisfatto della sua esperienza in hotel e il lavoro del receptionist sarà meno ripetitivo.

Ridurre e standardizzare le tempistiche di operazioni come quelle di check in e di check out, porta un reale beneficio sia agli ospiti che al personale.

Check in online - Una novità?

Possiamo definire il web check in una novità? No. O meglio, con HOTELCUBE il modulo per il check in online è disponibile da circa 6 anni.
Non è tecnologicamente una novità. Cos’è cambiato allora?

In questi anni ad essere cambiato è l’utilizzo e l’accessibilità del digitale, la naturalezza con cui il mondo online fa parte della nostra vita quotidiana. In realazione a questo importante e significativo cambiamento si è evoluto anche il modo di comunicare con i propri ospiti.

Il mondo online fa parte della nostra vita ed è cambiato anche il modo di comunicare con i nostri ospiti.
Comunicazione personalizzata

Una delle richieste che i nostri Clienti avanzano più frequentemente è la possibilità di adattare alle loro esigenze la nostra tecnologia.

Questo vale anche per il web check in che oltre ad essere multilingua è anche personalizzabile.
I Clienti HOTELCUBE hanno la possibilità di aggiungere e modificare i campi del form (anche la loro l’obbligatorietà) che l’ospite compilerà in autonomia, creando una scheda di registrazione “su misura”.

L’hotel in centro a Milano, ad esempio,  può quindi aggiungere tra i campi personalizzati quello dedicato alla targa, utile per fornire ai propri ospiti l’accesso al parcheggio e all’area ZTL.

Il resort con il trattamento all inclusive invece può richiedere l’orario di arrivo dei suoi ospiti, riservando loro l’aperitivo di benvenuto.

Tante piccole informazioni che aiutano le strutture a organizzarsi al meglio offrendo la propria ospitalità a 360°.

Un trend in crescita

Non solo hotel, ma anche resort, villaggi e Camping.

Tra le tante esperienze positive dei nostri clienti, quella del Camping La Medusa sulla Riviera del Conero ha superato le nostre aspettative. Grazie al web check-in, il Camping ecovillage nella stagione estiva del 2019 ha convertito più del 75%.

Un’esperienza cliente priva di intoppi, che ha permesso al campeggio di ridurre i tempi di attesa al check in e di migliorare l’efficienza operativa dello staff che si occupa dell’accoglienza.

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La diretta online su Web check-in e web check-out

Insieme a Fabio Di Prima, Product & IT Manager di Proxima Service, abbiamo visto come in un periodo delicato come quello che stiamo affrontando di emergenza sanitaria da COVID-19, con il web check-in e il web check-out è possibile rivoluzionare l’accoglienza nelle strutture alberghiere salvaguardando la salute degli operatori e degli ospiti, utilizzando non solo i DPI (dispositivi di protezione individuale) canonici, ma garantendo una strategia di protezione della salute senza eguali.

L’uso della tecnologia, mai come oggi, è e dev’essere la soluzione per superare le difficoltà offrendo così ai nostri Ospiti un servizio comodo, sicuro e innovativo.

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