Completo non vuol dire complesso. Completo vuol dire in grado di rispondere a tutte le tue esigenze presenti e future in modo affidabile.
Vediamo insieme le funzionalità a cui non rinunciare quando si sceglie un PMS, indispensabili per una gestione efficiente:
1. Automazione delle operazioni
É ormai imprescindibile che un gestionale per hotel automatizzi una sempre più vasta gamma di processi e operazioni, secondo le regole impostate dall’albergatore.
Dall’invio delle mail di pre e post stay alla trasmissione dei dati alla Questura. Dal cambio automatico delle tariffe agli auguri di compleanno. Dalle pre-autorizzazioni all’invio dei solleciti.
Questo elimina la necessità di inutili processi manuali, riducendo gli errori e aumentando l’efficienza complessiva dando più tempo agli operativi di seguire gli Ospiti.
Il software deve adattarsi ai desiderata dell’utilizzatore e non viceversa.
2. Integrazioni
Il PMS è il cervello operativo della struttura, quanti e quali servizi adoperate che non sono integrati al vostro gestionale? Non solo Booking Engine e Channel Manager, in un mondo totalmente interconnesso le integrazioni diventano decine.
Attenzione però, non tutte le integrazioni sono uguali, bisogna parlare anche di “qualità”. COME sono integrati i sistemi? Sia in termini di quantità di dati scambiati, sia in termini di affidabilità e performance.
Un esempio? Ogni quanti minuti viene inviata la disponibilità al CRS? A differenza di molti anni fa, oggi è tutto più semplice (e quindi economico) grazie all’uso di web services, API, etc.
Il PMS cresce con te e con la tua struttura.
3. Comunicazione, fidelizzazione e gestione centralizzata degli Ospiti
Un gestionale per hotel deve permettere la creazione di un profilo per ciascun Ospite, con informazioni personali e personalizzabili, preferenze, storico delle prenotazioni e pagamenti, unico su più strutture in caso di Multi Property.
E poiché l’unicità dell’anagrafica è fondamentale, deve avvisare in caso di doppioni e permettere di unificarli (merge) con un click senza perdita di dati.
Tutte queste informazioni devono essere immediatamente e facilmente disponibili a qualsiasi operatore, in qualsiasi reparto, così che possa entrare in contatto con gli Ospiti per una cura e una gestione professionale.
Offrire agli Ospiti soluzioni mobile in cui effettuare in autonomia ordini, inviare richieste e completare operazioni come check-in e check-out è il prossimo trend in arrivo.
Se non coccoli i tuoi Ospiti, lo farà il tuo competitor.
4. Monitoraggio delle performance, reporting e analisi
Un PMS gestionale completo deve offrire strumenti avanzati per monitorare le performance passate e future, con la possibilità di personalizzare e creare report ad hoc e la disponibilità di strumenti di analisi, identificare le tendenze, individuare aree di miglioramento e prendere decisioni basate sui dati.
Questa analisi deve fornire una panoramica completa dell’andamento del business, permettendo di prendere decisioni basate sui dati (data driven).
Senza dati sei solo un’altra persona con un’opinione.
5. Comunicazione tra reparti
Quando il PMS completo arriva ovunque.
Il vantaggio di avere un gestionale unico per tutti i reparti (hotel, ristorazione, magazzino, spa, congressuale, …), e non solo un unico fornitore, agevola il lavoro di tutti i collaboratori.
Il lavoro di squadra divide i compiti e moltiplica il successo.
6. Intuitivo e di facile apprendimento
Con l’alto turnover di questi ultimi anni, la semplicità di utilizzo è diventata un prerequisito fondamentale. Guide e tutorial aiutano a risparmiare sulla formazione e sono a supporto per l’accrescimento delle competenze tecniche.
7. Sicurezza dei dati
Più di tutto un gestionale per hotel deve fornire un ambiente sicuro per la gestione dei dati e per garantire la privacy dei propri Ospiti.
L’hotel gestisce infatti informazioni riservate come il genere, i contatti e soprattutto le carte di credito. La soluzione permette di assegnare permessi puntuali e di loggare qualsiasi operazione per garantire la continuità operativa della propria struttura.
Salvati nel PMS ci sono infatti tutti i dati, uno dei più importanti patrimoni di un’azienda.
HOTELCUBE ad esempio, grazie alla partnership con Microsoft e l’uso di Azure Cloud, adotta i più alti standard di sicurezza al mondo (crittografia, certificazioni, SLA) ed effettua backup geolocalizzati.
Verificate che il sistema sia compliance GDPR e PCI-DSS.
In sette punti abbiamo elencato quelle che sono le funzionalità che dovreste aspettarvi da un PMS alberghiero completo, e poiché dietro l’ideazione e la distribuzione di un prodotto c’è sempre un’azienda, ci sentiamo di menzionare come punto bonus anche il servizio di assistenza.
Il PMS è uno strumento fatto da persone per essere usato da persone. E, come in tutte le realtà, sono le persone a fare la differenza.
Quando si sceglie il PMS, si sceglie anche l’azienda con cui collaborare… cercate di capire se sarete seguiti con la stessa affidabilità e cura che garantite ai vostri Ospiti, e con un servizio di assistenza che corrisponda al vostro desiderata (ad esempio se telefonico o tramite ticket).
Se credi che un PMS completo ti costi troppo è perché non hai idea di quanto ti costerà alla fine uno economico.
Richiedi un appuntamento dedicato con un nostro consulente per approfondire i vantaggi dell’adottare un gestionale per hotel completo!
