Storytelling HOTELCUBE
Con l'avvento dell'informatica anche il settore alberghiero si è evoluto rapidamente.
I cambiamenti sono stati radicali e gli ostacoli da superare non sono mai stati banali.Informatici e albergatori: un rapporto di amore e odio al servizio dell'ospitalità...
Comunicare in bicicletta
1984
È l’anno in cui la Apple Computer di Steve Jobs, lanciò il primo sistema operativo per PC con interfaccia grafica. Nello stesso anno Francesco Moser vinse il Giro d’Italia.
Siamo negli anni ’80, internet era ancora solo un’idea e gli albergatori che gestivano più hotel di una stessa proprietà, avevano la necessità di connetterli fra di loro. Il problema, però, era che le linee di comunicazione avevano costi insostenibili.
Proxima Service non esisteva ancora, ma i suoi fondatori erano già in prima linea nell’informatizzazione delle strutture alberghiere e l’Ing. Di Prima si trovava sulla costa veneziana, a Jesolo.
Un Multi Property lo aveva chiamato perché voleva informatizzare le sue strutture ma voleva anche che comunicassero fra di loro.
La soluzione che trovò l’attuale CEO di Proxima Service fu molto semplice e in un certo senso anche molto “salutare”: i tre alberghi si collegarono grazie a una bicicletta! C’era solo un terminale e quindi, quando per esempio si stampava un conto, il fattorino prendeva la bici e dopo qualche pedalata raggiungeva l’altro albergo dove portare il conto stampato.
Proxima Service nacque 14 anni più tardi, ma la vocazione ad accontentare sempre le esigenze dei Clienti albergava già nei fondatori della software house di Torino.
1992
Nel marzo del ’92 Microsoft rilasciava Windows 3.1 nei negozi di tutto il mondo, il sogno di Bill Gates era informatizzare tutti. Possiamo dire che ci sia riuscito, o quasi…In quegli anni, gli hotel informatizzati erano ancora pochi, avere un software gestionale era davvero molto esclusivo. I pochi che se lo potevano permettere utilizzavano minicomputer della IBM o Digital con sistemi operativi complessi.
Gli albergatori che non si potevano permettere di sostenere i costi dell’hardware e di gestione non avevano a disposizione le infinite possibilità che la tecnologia e l’informatica incominciavano a mettere a disposizione, sebbene cercassero in tutti i modi di trovare soluzioni alternative.
Fortunatamente negli stessi anni, l’allora piccola ma visionaria Microsoft iniziava a lanciare sul mercato soluzioni diverse. Bisognava però avere il coraggio di scommettere su una piccola realtà e abbandonare un colosso come l’IBM.
All’epoca l’Ing. Riccardo Di Prima era il responsabile di progetto di CDS Soft e gli era stato chiesto di riprogettare l’applicazione HOTEL, che utilizzava mini sistemi IBM, per essere utilizzata su personal computer dai costi molto più contenuti. L’ing. Di Prima dovette scegliere tra il nuovo sistema operativo OS/2 IBM per personal computer e l’altrettanto nuovo sistema operativo Windows di Microsoft.
Non fu sicuramente una scelta facile, ma la voglia di aprire il mercato dell’informatica anche al settore alberghiero, facendo sì che non fosse più riservato a pochi privilegiati, prevalse. L’ingegnere puntò tutto sul più economico sistema operativo di Microsoft e vissero tutti felici e informatizzati.
2000
Bastava dire “Millennium Bug” che scattava il panico. La paura era dovuta al fatto che siccome molti software utilizzavano solo 2 cifre decimali per memorizzare l’anno, a capodanno del 2000 sarebbe successa una catastrofe.In realtà sappiamo che, a parte qualche piccolo episodio, non successe niente, ma ad ogni modo le aziende avevano iniziato a muoversi per cercare di contenere eventuali danni.
Nel mondo alberghiero, il gruppo Bettoja di Roma che possedeva un software di proprietà progettato ad hoc per un sistema S/1 di IBM, aveva la necessità di affrontare il Millennium Bug e di trovare un software gestionale che si potesse adattare facilmente alle loro esigenze e fosse pronto per l’imminente entrata in vigore dell’Euro con gli importi con due decimali.
Proxima Service, nata solo due anni prima, propose alla famiglia Bettoja la propria soluzione dell’epoca, ovvero HotelCUBE New Generation, che rispetto al loro software “girava” su rete di personal computer con sistema operativo Windows. Questo cambiamento faceva scaturire una problematica, che oggi può sembrare quantomeno bizzarra: gli operatori non erano abituati a usare il mouse, perché utilizzando il sistema S/1 di IBM avevano ancora il video a caratteri verdi con solo la tastiera.
Proxima Service insieme al Sig. Mariani e alla Dottoressa Bettoja fecero un’analisi approfondita di tutte le funzionalità che dovevano essere adattate a HOTELCUBE e riuscirono, anche grazie a un supporto diretto e a una formazione specifica di tutto il personale, a far partire tutti e quattro gli alberghi nello stesso giorno senza alcun disservizio per lo staff di tutti gli hotel e quindi anche per i clienti finali.
2006
Le Olimpiadi invernali di Torino furono un momento irripetibile per tutto il settore turistico piemontese, ma noi di Proxima Service ricordiamo quell’anno per aver svolto un progetto davvero unico e speciale.Il lavoro prevedeva l’informatizzazione di una struttura alberghiera molto prestigiosa: il Grand Hotel Billia di Saint Vincent. La particolarità di questo progetto consisteva nell’integrare il gestionale del Casinò di Saint Vincent con il gestionale dell’albergo.
Un’esigenza più unica che rara.
In sostanza, HOTELCUBE doveva disporre dei dati dei clienti abituali che frequentavano il casinò e il casinò, a sua volta, doveva disporre dei dati dei clienti dell’albergo. In questo modo il personale aveva le informazioni necessarie per applicare politiche di fidelizzazione e proporre servizi ottimali che rendessero il soggiorno del singolo ospite ancor più in linea con le sue aspettative.
Inoltre, un aspetto importante fu anche l’integrazione con la contabilità generale e la contabilità analitica per un controllo di gestione accurato e dettagliato secondo i criteri dello Uniform System of Accounting (U.S.A).
HOTELCUBE all’epoca si chiamava ancora Hotelcube New Generation, ma la filosofia di Proxima Service è sempre stata la stessa: soddisfare ogni singola esigenza dell’albergatore!
2010
La Apple presenta l’Ipad per la prima volta, si apre così l’epoca dei tablet e l’utilizzo di tale strumento inizia a diffondersi anche in diversi settori lavorativi come quello alberghiero.La rivoluzione digitale, in atto ormai da diversi anni, comprende tutti i settori e nel mondo dell’hôtellerie le innovazioni informatiche se gestite nel modo corretto permettono di migliorare i servizi offerti ai propri ospiti e aumentare di conseguenza i profitti della società.
Nel 2010 si presentò alle porte di Proxima Service una nuova importante sfida: informatizzare un resort di prestigio che all’interno della stessa proprietà comprende differenti strutture alberghiere. L’Arbatax Park Sardinia Resort, infatti, offre alla sua clientela la possibilità di pernottare in 5 differenti hotel e in altrettante suite esclusive sul mare e dispone di 9 ristoranti e 6 bar oltre alla SPA e a tanti altri punti vendita; tutto in unico villaggio.
L’esigenza principale della proprietà era avere una gestione operativa separata delle singole strutture e allo stesso tempo avere la gestione amministrativa e quella contabile, il controllo di gestione (U.S.A) e le statistiche come se fosse un’unica struttura. Proxima Service, dunque, ideò un progetto ad hoc che sarà poi chiamato Multi Struttura, differente dal più consueto Multi Property.
Anche in questo caso, la politica di Proxima Service di offrire una massima disponibilità nel progettare una soluzione tarata sulle esigenze del Cliente risultò vincente e gratificante.
2013
Quando un hotel decide di cambiare un gestionale vuol dire che deve esser pronto a riprogettare il proprio modo di lavorare e mettere delle basi solide per far durare il nuovo sodalizio il più a lungo possibile.
Scegliere un nuovo PMS infatti dev’essere una scelta ponderata per non rischiare di trovarsi nuovamente nella stessa situazione, un po’ come scegliere il proprio compagno/a di vita: ci si deve conoscere, innamorare e imparare a fidarsi reciprocamente.
Nel mondo alberghiero così come nella vita privata quando è arrivato il momento di cambiare partner non conta quanto sia complicato affrontare tale situazione, conta solo trovare e scegliere un nuovo “compagno” che sappia soddisfare davvero le tue esigenze.
Tra il 2012 e il 2013 l’Hotel Parchi del Garda decise di affrontare questa sfida e trovare un PMS in grado di offrire delle soluzioni alle sue richieste, che precedentemente non erano state accolte. Allo stesso tempo però doveva mantenere la stessa infrastruttura, che riguardava parecchi aspetti, dalla contabilità alla domotica, dalla gestione della vendita di prodotti alla B.I. e al Channel Manager. La questione principale era inserire in tale infrastruttura un PMS in grado di integrarsi al meglio, ottimizzando il lavoro dei singoli reparti.
Il cambiamento fu un successo sotto tutti i punti di vista: tutti gli sforzi fatti per affrontare questa sfida furono totalmente ripagati e dal 2013 l’Hotel Parchi del Garda può godersi questo suo “nuovo” matrimonio.
2015
Nel 2015 l’evento più importante in Italia è stato senza ombra di dubbio l’Expo di Milano. Il successo di questa edizione è già noto, ma in pochi sanno del duro lavoro svolto dagli addetti ai lavori. Noi di Proxima siamo orgogliosi di aver contribuito attivamente informatizzando l’Expo Village.20 milioni di visitatori, 184 giorni di eventi, 60 capi di Stato che si sono incontrati, questi sono solo alcuni numeri del successo di Expo Milano 2015.
Un evento unico che per riuscire così bene ha dovuto affidarsi al sostegno di più di 1600 volontari di 77 nazionalità diverse. Per poterli ospitare al meglio è stato creato l’Expo Village un complesso di sette condominii, una specie di villaggio olimpico con all’interno aree relax, tavoli da ping pong, palestre, bar, ecc.
Informatizzare una struttura ricettiva di questa portata è un progetto davvero unico e complesso ma allo stesso tempo è anche uno stimolo per chi ambisce sempre ad affrontare nuove sfide.
Da alcuni anni si era insediato in Proxima Service l’attuale Product Manager, Fabio Di Prima, al quale fu affidato questo importante progetto.
Le esigenze dell’Expo Village erano svariate, la prioritaria era trovare un modo per gestire i posti letto assegnandoli a ospiti di nazionalità, religione e culture differenti fra loro. La soluzione fu adottare il modulo Gestione Letti integrato con il Web Check-in che permetteva così al personale di suddividere le prenotazioni, grazie alla gestione avanzata dell’ospite, per nazionalità, sesso, religione, periodo di permanenza ecc., evitando spiacevoli inconvenienze. Ogni nazione aveva un responsabile che poteva effettuare il web check-in e facilitare di conseguenza il lavoro dei receptionist.
Inoltre c’erano altre due esigenze che HOTELCUBE ha dovuto gestire. La prima era comunicare le targhe delle auto degli ospiti al comune così che potesse concedere per tempo a quei veicoli il transito nelle aree ZTL. La seconda era realizzare l’accodamento con il loro software di contabilità, un progetto specifico molto complesso vista la realtà in questione e le esigenze operative dell’Expo Village.
Il giovane Fabio superò brillantemente questa sfida e se l’Expo di Milano fu un successo in (piccola) parte è merito anche di Proxima Service!
2018
Ogni anno ci sono nuove normative che entrano in vigore e che destabilizzano la tranquillità degli albergatori. Nel 2018 oltre al GDPR, la normativa sulla privacy, c’è stata anche un’altra grande novità: la Fatturazione Elettronica.Non è mai semplice adeguare il proprio metodo di lavoro alle nuove normative, spesso le informazioni a riguardo sono generiche e superficiali e il management di una struttura ricettiva non sa di chi fidarsi.
In più se disponiamo di software gestionali che non sono stati aggiornati la questione diventa ancora più problematica. Come faccio ad adeguarmi al GDPR se il mio PMS non me lo consente? E ancora, come faccio a gestire la Fatturazione Elettronica se il mio software non crea il file XML?
Sono tutte questioni risolvibili, basta affidarsi a una società competente e dotarsi degli strumenti giusti.
Nel 2018, il Gruppo San Marco Hotels di Venezia, cliente storico di Proxima, aveva l’esigenza di passare a una gestione Multi Property e di effettuare un rinnovamento tecnologico presso le varie strutture del gruppo.
Il gruppo San Marco è composto da 14 strutture suddivise in 8 alberghi, si trattava dunque di un lavoro delicato e stimolante!
Il progetto nel suo complesso aveva la finalità di rendere il gruppo tecnologicamente all’avanguardia, sotto tutti i punti di vista.
Il passaggio a una gestione Multi Property ha consentito al management dell’azienda di avere un centro prenotazioni unificato con le anagrafiche unite, con il plus di aver compiuto una migrazione totale dei dati dalla vecchia versione a quella nuova del software. Inoltre, il progetto di informatizzazione dell’intero gruppo San Marco, oltre a prevedere l’integrazione a due vie con Booking Expert, ha visto coinvolti anche tutti i bar e i ristoranti interni ed esterni alle strutture, grazie all’utilizzo del Modulo POS_DESK di HOTELCUBE.
Infine, terminato anche l’accodamento in contabilità, il Gruppo San Marco Hotels di Venezia poté ritenersi completamente informatizzato e pronto ad affrontare nel migliore dei modi le nuove esigenze del settore turistico e alberghiero.
